Reglas de oro para hacer la comunicación efectiva
El fin último de estas reglas, y de las medidas que se proponen a continuación, no es otro que generar un ambiente de confianza en el que realizar el trabajo. También se sugieren medidas concretas que pueden aplicarse:
1. Un equipo está formado por personas que persiguen un objetivo común. Es muy importante tener en mente esta meta para evitar cualquier tipo de rivalidad y crear una unidad.
2. Dotar a los colaboradores de una comunicación efectiva, en la que puedan expresar sus ideas y sentirse escuchados, poniendo atención a lo que dicen.
3. Conviene saber qué hace cada persona, sin llegar a la monitorización exhaustiva. Así, en las reuniones, se va al grano más rápidamente.
4. Tres minutos puede parecer poco tiempo, pero la constancia en los encuentros es más importante y práctico que reuniones de varias horas.
5. Dejar tomar la iniciativa el trabajador es mejor que imponer una línea de acción.
6. Fomentar el potencial de los colaboradores hace que esas personas disfruten y se interesen por su trabajo.
7. Por último, en todo equipo de trabajo existe un líder que ejerce de guía del grupo. Es positivo seguir las indicaciones del líder.
10 medidas concretas de alto impacto en la organización
1. Para reunir opiniones sobre asuntos de todo tipo, una estrategia consiste en distribuir un medio de libre acceso por los lugares de paso de la empresa, para que los empleados opinen libremente sobre asuntos a mejorar, debatir o criticar.
Además, la contribución puede ser firmada o anónima. La dirección, o el estamento encargado de recabar estos comentarios, debe comprometerse a dar una respuesta en un plazo prefijado. Por ejemplo, son medios válidos un tablón de post-its, una pizarra electrónica, un buzón de sugerencias, etc.
2. Para aprovechar el tiempo para sostener una conversación, no es necesario organizar una reunión; los encuentros en el pasillo son el momento ideal. En este sentido, un Cofee-Corner o algún otro lugar dentro de la empresa puede facilitar el encuentro entre empleados, y así fomentar el intercambio de información.
3. El correo electrónico ha sustituido en buena medida al papel. Su seguridad y confidencialidad frente a otras redes sociales, tienen validez jurídica (certificados, multas, pedidos, contratos etc.).
Por tanto, en el ámbito laboral resulta esencial, aunque no acabemos de gestionarlo correctamente.
El e-mail puede saturar a las empresas teniendo un impacto negativo por tanto en la productividad de los empleados.
4. Iniciar el día con un encuentro para repasar las actividades de la jornada genera un efecto positivo, e incrementa la eficiencia de la jornada.
5. La iniciativa de conversar debe ser tomada por los empleados. Por ejemplo, frases como “no dudes en contactarme si tienes algún inconveniente” o “estoy disponible en cualquier momento, llámame cuando quieras”, aumentan la confianza del trabajador y dejan abierta la puerta para una retroalimentación.
6. Reforzar el uso de palabras que tengan un significado positivo, ya que el lenguaje crea la realidad.
7. Pedir consejo a un compañero cuando se tengan dudas concretas. Un punto de vista externo puede aportar una mayor objetividad.
8. Elogiar con sinceridad con más frecuencia a los compañeros porque el refuerzo positivo mejora las relaciones personales en el seno del equipo.
9. Trabajar en equipo mejora la comunicación y la colaboración dentro de las organizaciones; se fomenta el aprendizaje compartido, se produce una mayor involucración en los procesos por parte de los empleados y se genera un mayor número de ideas.
10. Por último, nuestra filosofía de formación se apoya, en que un buen porcentaje de lo que aprendemos lo hacemos a través de otros: asimilar conceptos o métodos de alguien más experto que tú en una materia, es una excelente forma de gestionar el conocimiento interno de la compañía.
